Thủ thuật đàm phán giá khi thuê văn phòng

Ở Việt Nam, các hợp đồng thuê mặt bằng thường được ký với thời hạn từ 5-10 năm. Sau thời gian này, bên thuê và cho thuê có thể thương lượng lại. Thông thường, người chủ mặt bằng chẳng phải lo ngại gì ngoài việc chờ xem khách hàng hiện tại có dời đi không, khi nào thì khách mới đến đặt vấn đề thuê chỗ trống đó. Nhưng lúc này, khủng hoảng kinh tế đã làm cho tình hình có vẻ khác.

Để tiết kiệm khoản chi này, một số doanh nghiệp quyết định chuyển đến một mặt bằng khác rẻ hơn, số khác lại chọn cách đàm phán lại hợp đồng. Vấn đề là kiểu hợp đồng nào thì có khả năng đàm phán để đề nghị giảm phí cho thuê.

Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó giá thuê mà chủ mặt bằng có thể chấp nhận được và chi phí của việc khách thuê hiện tại chuyển mặt bằng sang nơi khác là 2 yếu tố quan trọng nhất. Thực tế hiện nay, giá thuê mặt bằng có thể giảm từ 10-50%, phổ biến nhất là mức 30%. Nhưng liệu tất cả chủ cho thuê đều chấp nhận giảm 30% giá hay cứ khăng khăng giữ giá cũ hoặc tăng giá để chịu... mất khách?

Trước khi bước vào thương lượng chính thức, doanh nghiệp cần nghiên cứu, chuẩn bị thông tin và hợp đồng thật kỹ. Chắc chắn rằng một khi đã muốn giữ khách, người chủ mặt bằng sẽ chấp nhận giảm giá thuê đến một mức nào đó. Tình hình kinh tế hiện nay cũng không cho các chủ mặt bằng nhiều sự lựa chọn, họ cũng gặp khó khăn nên sẽ sẵn sàng hợp tác để giữ khách và có thể chấp nhận những giải pháp hợp lý.
Trong trường hợp thỏa thuận hợp đồng không thành, bạn vẫn còn một cách khác: Cứ việc bước thẳng ra đường và chọn mặt gửi vàng ở một địa điểm vẫn còn chờ người đến thuê. Trong tình hình nguồn cung văn phòng đang cao hơn cầu như hiện nay, chắc chắn bạn sẽ được người chủ khác chào đón. Nhưng trước hết, tìm mọi cách để thương lượng lại hợp đồng thuê mặt bằng cũ vẫn là giải pháp tối ưu.

Việc hiểu rõ thị trường có thể giúp ích rất nhiều trong thương lượng, do đó hãy cố nắm bắt và cập nhật thông tin hằng ngày. Một khi đã e dè không muốn mất khách, chủ thuê sẽ sẵn lòng giảm bớt một khoản giá đáng kể. Đặc biệt, nếu khách hàng là một ngân hàng hay cửa hàng cà phê có tên tuổi thì chủ mặt bằng lại càng khó lòng để họ dọn sang nơi khác.

Tuy nhiên, một số khách thuê là doanh nghiệp hay tập đoàn, dù có tiềm lực tương đối vững vẫn muốn chủ thuê linh động trong việc thanh toán và đặt tiền cọc. Hiện nay, người thuê có thuận lợi hơn so với chủ thuê nên có thể dễ dàng đưa ra yêu cầu. Vì mong muốn lớn nhất của đa số chủ thuê hiện nay là có được khách hàng bền vững. Chẳng một ai muốn bỏ mất một khoản thu nhập vào lúc này, bởi có thể phải mất nhiều tháng, thậm chí vài năm mới có thể tìm được đối tượng khác để cho thuê. Và chiến lược hữu hiệu dành cho các doanh nghiệp có nguồn tài chính dồi dào mà vẫn mong được giảm bớt chi phí thuê là đề nghị gia hạn hợp đồng. Chủ thuê vẫn có thể chấp nhận giảm đến 35% với một hợp đồng cam kết từ 2-5 năm.

Và sau cùng, trong bối cảnh nền kinh tế lúc này, đừng nên xem chi phí nào là cố định. Mọi khoản chi đều có thể kiểm soát được và cắt giảm.

Sau đây là một số thủ thuật bạn có thể áp dụng khi thương lượng với chủ thuê:

 

 

Ngay trong lúc khó khăn này, hãy nói rõ tình hình kinh doanh của bạn với chủ cho thuê mặt bằng, điều này sẽ giúp cho việc thương lượng hợp đồng có hiệu quả hơn. Mặt khác, nó cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thêm một khoản chi phí khi di dời đến chỗ thuê mới, cho dù chỗ đó có rẻ hơn.
 

 

Trong bất kỳ cuộc thương lượng nào, việc nắm được nhiều thông tin thị trường luôn cần thiết. Thứ nhất, hãy xem xét xung quanh nơi bạn đang thuê có nhiều chỗ trống hay không? Nếu vẫn còn, chủ thuê sẽ rất mong tiếp tục hợp tác với bạn. Thứ hai, những công ty khác đang thuê có thanh toán cùng một mức giá thuê như bạn hay không? Nếu lúc này bạn thanh toán mức giá thấp hơn giá thị trường thì không nên “mạo hiểm” thay đổi bằng cách thương lượng. Nhưng ngược lại, nếu giá cao hơn giá thị trường, bạn cần nói lại cho chủ mặt bằng biết điều đó. Điều này sẽ giúp bạn xác định được thời gian, chi phí và sự gián đoạn công việc nếu chuyển văn phòng sang một nơi khác.
 

 

 

Một hợp đồng thuê mặt bằng thường bao gồm giá thuê hằng tháng cộng thêm chi phí một số dịch vụ khác như phí quản lý, điện, máy lạnh, nước, bảo hiểm. Các chi phí này đều có thể được yêu cần giảm bớt và cân đối lại sao cho hợp lý hơn dựa trên thời gian thuê trước đó. Nếu chủ mặt bằng không chịu thay đổi giá thuê, bạn vẫn có thể giảm chi phí bằng cách đề nghị họ tạm thời không thu tiền thuê trong một thời gian ngắn, đợi tình hình kinh doanh hồi phục dần.
 

 

 

Hiện nay, chủ thuê có thể chấp nhận giảm giá để đổi lấy sự ổn định. Nếu hợp đồng đang gần kết thúc ở một thời điểm mà người chủ cho rằng mình có thể gặp phải khó khăn nếu không tiếp tục cho thuê, khi đó bạn có thể dễ dàng đề nghị tiếp tục được ở lại lâu hơn và hưởng được một mức giá thuê thấp hơn trước đó.

Tóm lại, cách tốt nhất để thương lượng lại hợp đồng cho thuê mặt bằng là tiến hành theo kiểu “đo ni đóng giày”, phù hợp với tình hình kinh doanh của từng doanh nghiệp và yêu cầu từ phía chủ mặt bằng. Bí quyết thành công nằm ở chỗ phải tiến hành cuộc trao đổi trong một không khí càng cởi mở, thẳng thắn càng tốt.