Hiện nay tại thị trường văn phòng, văn phòng ảo đang chiếm được thị phần cao, nhất là sau ảnh hưởng của đại dịch Covid-19. Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vậnhành nhưng vẫn đảm bảo chức năng của một văn phòng thực tế. Mời quý doanh nghiệp đọc qua bài viết bên dưới để hiểu rõ về hình thức văn phòng đặc biệt này và cùng Leader Real làm sáng tỏ các thắc mắc văn phòng ảo thường gặp.

 

1. Văn phòng ảo là gì?

 

Văn phòng ảo ( Virtual Office ) là một loại hình văn phòng 0m2 dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Ở đây, doanh nghiệp được cung cấp một địa chỉ để làm giấy phép kinh doanh, có đội ngũ nhân viên hỗ trợ tiếp khách, nhận thư từ, bưu phẩm và cung cấp các thiết bị văn phòng như một văn phòng truyền thống.

Bên cạnh đó, khi sử dụng văn phòng ảo doanh nghiệp không cần phải luôn có mặt tại văn phòng mà có thể làm việc ở bất cứ nơi nào khác. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí cố định, chi phí vận hành văn phòng, chi phí về nhân lực và các chi phí tiện ích khác…

 

☛ Bài viết cùng chủ đề: Officetel là gì? Tổng hợp những điều cần biết về Officetel.

 

 

2. Những tiện ích của văn phòng ảo:

 

Hiện nay tại thị trường văn phòng, văn phòng ảo cũng chiếm được thị phần cao, nhất là sau ảnh hưởng của đại dịch Covid-19. Hầu hết các doanh nghiệp chọn thuê văn phòng ảo vì mô hình này được thiết kế hiện đại, đảm bảo cho doanh nghiệp được sử những thiết bị, tiện ích cần có như một văn phòng truyền thống, đồng thời đi kèm các dịch vụ mà không mất quá nhiều chi phí. Các gói văn phòng ảo cơ bản thường bao gồm các tiện ích như:
 

- Địa chỉ giao dịch và đăng ký giấy phép kinh doanh

- Đặt bảng tên công ty tại tòa nhà văn phòng cho thuê

- Địa chỉ tiếp nhận thư từ, bưu phẩm

- Cung cấp khu vực tiếp khách chung, khu vực Pantry

- Cung cấp Internet wifi, số fax và số điện thoại bàn

- Trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng như: máy in, máy photocopy, máy fax, máy cắt giấy...

- Phòng họp với các thiết bị hiện đại có sức chứa từ 4 - 10 người

- Hỗ trợ tư vấn thành lập doanh nghiệp, các thủ tục khai báo thuế, báo cáo thuế

- Ngoài ra, khi sử dụng văn phòng ảo quý khách còn được sử dụng miễn phí nước uống, trà, cafe tại văn phòng.

 

 

 

 

3. Ưu điểm và nhược điểm của dịch vụ văn phòng ảo.

 

Ưu điểm:

- Về địa chỉ: Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo doanh nghiệp sẽ được sở hữu một địa chỉ kinh doanh tại các tòa nhà văn phòng hạng A, hạng B ở quận trung tâm đắc địa của thành phố. Điều này giúp tăng thêm hình ảnh và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.

- Về chi phí: Giúp doanh nghiệp tiết kiệm lên đến 90% chi phí so với văn phòng truyền thống. Chủ doanh nghiệp không phải bận tâm về bất kỳ vấn đề quản lý văn phòng hay chi phí phát sinh nào trong suốt quá trình thuê. Bên cạnh đó, các chi phí như: phí quản lý, phí bảo vệ, các phí hao tổn cơ sở vật chất,... hoàn toàn bằng 0.

- Về dịch vụ tiện ích: Đội ngũ tiếp viên qua đào tạo bài bản, thông thạo nhiều ngoại ngữ hỗ trợ doanh nghiệp tiếp khách, nhận thư và cuộc gọi trong giờ hành chính. Hơn nữa, tất cả những thông tin, thư tín và bưu phẩm sẽ được tiếp nhận và chuyển đến văn phòng chính của công ty trong thời gian sớm nhất.

☛ Có thể bạn quan tâm: Doanh nghiệp nên làm gì để giảm chi phí thuê văn phòng?

 

Nhược điểm:

- Do đặc thù của mô hình này là nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng chung một địa chỉ kinh doanh để giao dịch. Do đó, tại văn phòng sẽ không có vị trí phòng họp cố định cho bạn. Nếu bạn có cuộc gặp gỡ các đối tác và khách hàng thì phải lên lịch hẹn trước. Để chuyên nghiệp và tránh xảy ra sơ suất, bạn nên thông báo trước với đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo thời gian hẹn gặp đối tác trước khoảng 1 ngày để họ có sự chuẩn bị chu đáo hơn.

- Vì đây là loại hình văn phòng chia sẻ nên có nhiều doanh nghiệp cung chung một địa điểm kinh doanh nên sẽ không có chỗ ngồi cố định cho các nhân viên.

- Nhược điểm thứ ba là bạn sẽ không có cơ hội tương tác trực tiếp và xử lý những thông tin được chuyển đến văn phòng. Nhân viên lễ tân tại địa chỉ văn phòng ảo sẽ hỗ trợ tiếp nhận tất cả và chuyển đến bạn sau đó.

 

 

4. Văn phòng ảo phù hợp với doanh nghiệp nào?

 

 

 

Mọi tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân đều có thể thuê văn phòng ảo làm văn phòng đại diện. Tuy nhiên, tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức kinh doanh của mỗi công ty lớn hay nhỏ, thì văn phòng ảo sẽ phù hợp hơn với những đối tượng sau:
 

- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng thị trường hoặc là muốn đặt văn phòng đại diện ở trung tâm thành phố.

- Các cá nhân hay một nhóm đang chuẩn bị hoặc muốn thành lập doanh nghiệp với chi phí thấp.

- Các công ty nhỏ mới thành lập chưa có điều kiện thuê văn phòng làm việc truyền thống.

- Các công ty của nước ngoài đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.

- Hoặc các doanh nghiệp muốn thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh đẹp, dễ nhớ nằm ở khu vực trung tâm thành phố thuận tiện giao dịch với khách hàng và đối tác.

 

 

5. Các thắc mắc về văn phòng ảo thường gặp.

 

✅ Văn phòng ảo có phải là hình thức văn phòng hợp pháp?

Hiện nay, phương thức văn phòng ảo cho thuê rất phổ biến ở Việt Nam, đặc biệt là các thành phố lớn như Hà Nội, TPHCM. Đây là hình thức kinh doanh hợp pháp, vì theo luật Doanh nghiệp mới nhất 2014 quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp, cụ thể: trụ sở phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam; có địa chỉ được xác định, bao gồm số nhà, tên xã, phường, tỉnh/thành phố, và phải được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Do đó, việc đăng ký kinh doanh cần có thông tin địa chỉ chính xác, số điện thoại, fax và cá nhân chịu trách nhiệm pháp lý là đã đủ điều kiện mở doanh nghiệp. Khi đã có giấy phép đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng dịch vụ văn phòng ảo mà không phải lo lắng về tính pháp lý của nó.

 

✅ Cần chú ý các điểm nào nếu muốn thuê văn phòng ảo?

Chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Tốt nhất bạn nên tìm đến các đơn vị cung cấp văn phòng ảo có uy tín hoặc nhờ sự tư vấn của các công ty cho thuê văn phòng chuyên nghiệp. Trong quá trình tham khảo dịch vụ, nếu không hiểu hoặc thắc mắc bất kỳ điểm nào về dịch vụ thì phải hỏi rõ ngay. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp nhưng thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Vì vậy, việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.

 

 

 

✅ Cách vận hành văn phòng ảo như thế nào?

Khi bạn đã chọn được vị trí kinh doanh phù hợp, công việc tiếp theo là ký hợp đồng với tòa nhà. Bạn chỉ cần mang hợp đồng thuê văn phòng ảo đến sở kế hoạch đầu tư để đăng ký mở doanh nghiệp. Sau đó, bên tòa nhà sẽ tiến hành đưa bảng tên công ty vào hệ thống. Kể từ lúc này, bạn đã có thể sử dụng hoàn toàn các tiện dịch văn phòng ảo mang lại.

 

✅ Khi có bưu phẩm, thư từ của doanh nghiệp thì nhận bằng cách nào?

Khi sử dụng mô hình văn phòng ảo, khi có bất kỳ bưu phẩm hay thư từ nào nhân viên lễ tân bên cho thuê sẽ liên hệ để phía doanh nghiêp đến nhận. Trường hợp, bạn không đến nhận được, bên dịch vụ có hỗ trợ gửi chuyển phát hoặc bưu điện đến địa chỉ của bạn. Mọi thư từ gửi đến địa chỉ văn phòng sẽ được tiếp nhận gửi đến bạn sớm nhất.

 

✅ Trường hợp thuế cần kiểm tra, xác thực thông tin doanh nghiệp thì sao?

Doanh nghiệp hãy yên tâm khi đã ký hợp đồng với tòa nhà, trường hợp cơ quan thuế cần xác minh thì đội ngũ nhân viên của đơn vị cho thuê văn phòng ảo sẽ kiểm tra và cung cấp xác thực doanh nghiệp cho bạn.

 

 

6. Một số địa chỉ văn phòng ảo nổi bật tại TPHCM:

 

Văn phòng ảo Quận 1

 

- Cao ốc Vietcombank Tower - Địa chỉ: 05 Công Trường Mê Linh, Phường Bến Nghé, Quận 1

- Cao ốc Bitexco Financial Tower - Địa chỉ: 02 Hải Triều, Phường Bến Nghé, Quận 1

- Cao ốc Saigon Centre Tower - Địa chỉ: 65 Lê Lợi, Phường Bến Nghé, Quận 1

- Cao ốc Vincom Center - Địa chỉ: 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1

 

Văn phòng ảo Quận 3

 

- Cao ốc Centec Tower - Địa chỉ: 72 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3

- Cao ốc ACM Tower - Địa chỉ: 98 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3

- Cao ốc Century Tower - Địa chỉ: 100 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3

 

Văn phòng ảo Quận 10

 

- Cao ốc Viettel Complex Tower - Địa chỉ: 285 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 12, Quận 10

 

Văn phòng ảo Quận Bình Thạnh

 

- Cao ốc Pearl Plaza Tower - Địa chỉ: Điện Biên Phủ, Phường 25, Bình Thạnh

- Cao ốc Dreamplex Building - Địa chỉ: Điện Biên Phủ, Phường 15, Bình Thạnh

 

Văn phòng ảo Quận Tân Bình

 

- Cao ốc Hà Đô South Building - Địa chỉ: Trường Sơn, Phường 2, Tân Bình

- Cao ốc Hải Âu Building  - Địa chỉ: Trường Sơn, Phường 2, Tân Bình

 

 

Hy vọng bài viết trên đây đã mang đến bạn thông tin đầy đủ và giải đáp những câu hỏi thường gặp về mô hình văn phòng ảo. Nếu doanh nghiệp, hoặc cá nhân đang có nhu cầu tìm thuê văn phòng ảo có thể liên hệ với Leader Real - đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại TPHCM để được tư vấn và giới thiệu những gói văn phòng ảo phù hợp với ngân sách. Chúng tôi là đại lý của hơn 200 đơn vị dịch vụ văn phòng ảo tại TPHCM, Leader Real sẽ giới thiệu đến doanh nghiệp văn phòng ảo tại các cao ốc văn phòng hạng A, hạng B, hạng C, giá rẻ phù hợp và tiết kiệm nhất.

 

Có thể bạn quan tâm:

☛ Làm cách nào để tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn phòng?

☛ 7 lý do các doanh nghiệp luôn ưu tiên chọn thuê văn phòng Quận 1?

 

CÔNG TY TNHH DV BẤT ĐỘNG SẢN LEADER REAL
✅ Trụ sở: 10 Phan Đăng Lưu, phường 7, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
✅ VPLV: 46/32 Nguyễn Công Hoan, phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh
☎️ Hotline: 0968446868 - 0932.66.22.46
☎️ Điện thoại: 028 6271 8379 - MST: 0312315615
📧 Email: info@leaderreal.vn - Website: https://leaderreal.vn