Sở hữu văn phòng làm việc có vị trí tốt là điều vô cùng quan trọng của một doanh nghiệp. Bởi vì điều này sẽ thay doanh nghiệp quyết định tinh thần làm việc của nhân viên, có thêm khách hàng và nhiều đối tác biết đến. Nhưng để có một văn phòng phù hợp, doanh nghiệp cần phải tránh những lỗi cơ bản trong quá trình tìm thuê văn phòng. Vậy những lỗi đó là gì? Câu trả lời cho bạn sẽ có qua bài viết bên dưới.

 

 

1. Không có kế hoạch và tiêu chí thuê văn phòng cụ thể.

 

Lỗi đầu tiên, rất nhiều doanh nghiệp mắc phải khi tìm thuê văn phòng là không có kế hoạch và tiêu chí thuê văn phòng cụ thể.

Kế hoạch thuê văn phòng chính là bạn phải xác định được thời gian hết hạn hợp đồng ở văn phòng hiện tại và thời gian hoàn tất setup ở văn phòng mới. Mục đích là không để gián đoạn và ảnh hưởng đến công việc của công ty. Kế hoạch chuyển văn phòng gồm các bước:
 

- Lập kế hoạch dự án.
- Quyết định người phụ trách.
- Thiết lập thời gian biểu.
- Lên kế hoạch setup văn phòng mới.
- Thông báo đến các nhà cung cấp hiện tại.
 

Không có hoặc xác định sai tiêu chí thuê văn phòng cũng là một lỗi làm cho quá trình thuê văn phòng của bạn không hiệu quả và mất nhiều thời gian. Leader Real dựa trên kinh nghiệm thực tế và cho bạn ví dụ như sau:
Doanh nghiệp A cần chuyển văn phòng nhưng không xác định được ngân sách, bộ phận phụ trách thuê văn phòng yêu cầu đơn vị hỗ trợ báo giá những vị trí văn phòng cho thuê có chất lượng dịch vụ cao ( tương đương mức giá là 17usd/m2/tháng ).Tuy nhiên, khả năng chi trả phí thuê hàng tháng của công ty A chỉ ở mức giá 13usd/m2/tháng. Với những công ty có ngân sách thuê 13usd/m2/tháng luôn thấy các văn phòng 17usd/m2/tháng là phù hợp hơn với họ. Vì chất lượng, đẳng cấp về dịch vụ hơn hẳn những tòa nhà giá thuê 13$. Nếu ban đầu, doanh nghiệp xác định đúng ngân sách thuê thì đơn vị cho thuê văn phòng sẽ báo giá những diện tích trong khoảng giá mà doanh nghiệp có thể chi trả. Do đó, nếu không xác định rõ tiêu chí thuê văn phòng sẽ làm mất thời gian và không tìm được văn phòng phù hợp.
 

 

Thông thường, trước khi liên hệ đến đơn vị cho thuê văn phòng thì doanh nghiệp cần phải xác định rõ tiêu chí và những nhu cầu cần thiết ở văn phòng mới với tính chất ngành nghề. Cụ thể:

- Xác định vị trí thuê
- Xác định diện tích cần thuê
- Giá thuê văn phòng tối đa mà công ty có thể chi trả
- Thời gian công ty cần chuyển đến văn phòng mới
- Các tiêu chí khác như: Số lượng xe máy, bãi đậu ô tô, giờ làm việc,...

 

 

2. Chưa xem sàn thực tế và tìm hiểu kỹ văn phòng cần thuê

 

Sai lầm thứ hai dễ mắc phải khi thuê văn phòng đó là: không đến xem sàn trực tiếp và không tìm hiểu kỹ văn phòng cần thuê.  Không xem kỹ văn phòng cho thuê chính là sai lầm lớn nhất mà người thuê văn phòng mắc phải. Điều này dễ khiến cho bạn chọn phải những căn phòng không phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.

 

 

Trong quá trình tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp thuê văn phòng, Leader Real luôn mong muốn khách đến xem trực tiếp diện tích thuê. Bởi vì, khi đến xem văn phòng bạn có cái nhìn cụ thể đế đánh giá chất lượng dịch vụ, chất lượng xây dựng, thiết kế, diện tích thuê cụ thể, trao đổi trực tiếp với quản lý tòa nhà về những thắc mắc và ghi chép những điều cần lưu ý.
 

Bên cạnh đó, bạn nên đến xem nhiều tòa để có thể đánh giá đầy đủ ưu nhược điểm của mỗi tòa nhà. Sau đó, tìm hiểu kỹ diện tích thuê ở mỗi tòa nhà bằng cách:

- Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng
- Giành thời gian để xem xét, đánh giá kỹ lưỡng
- Tham khảo chất lượng dịch vụ của tòa nhà thông qua khách đang thuê, đơn vị môi giới, internet,...
- Lập bảng so sánh giữa các tòa nhà.

 

 

3. Không đo lại diện tích

 

 

Lỗi thứ ba, doanh nghiệp dễ gặp đó là không đo lại diện tích mà chủ tòa nhà cung cấp. Bởi vì, diện tích mà các tòa nhà đưa ra không phải bao giờ cũng chính xác. Chênh lệch về diện tích có thể làm tăng chi phí một tháng không đáng kể nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 3 – 5 năm là con số không nhỏ. Do vậy, để khách quan và nhận được diện tích tương xứng với giá thuê bạn nên đo đạc lại diện tích văn phòng được cung cấp.

 

4. Không tìm hiểu kỹ hợp đồng trước khi chuyển cọc

 

 

Tìm hiểu kỹ hợp đồng và đàm phán những điều khoản mà bạn cảm thấy chưa thỏa đáng với bên cho thuê để tránh tranh chấp, cãi vã sau khi thuê văn phòng. Nếu không trao đổi rõ ràng về giá, các chi phí dịch vụ và những tiện ích nhận được sẽ dễ khiến cho hai bên xảy ra mẫu thuẫn. Điều này, không nên xảy ra chút nào.

Hợp đồng là một phần không thể thiếu khi thuê văn phòng cho công ty. Nếu chưa đọc kỹ hợp đồng trước mà chuyển tiền cọc chính là sai lầm lớn nhất mà bên thuê mắc phải. Nếu không may gặp chủ nhà không uy tín, bạn có thể dễ dàng bị mất tiền oan. Do đó, hãy cẩn thận đọc hợp đồng, đàm phán và thống nhất những phương án có lợi cho hai bên để không có những bất đồng về sau.

 

 

5. Không tìm đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín

 

Sai lầm quan trọng không kém đó là khi bạn chọn đơn vị cho thuê không uy tín. Khi tự tìm thuê văn phòng bạn sẽ không đủ kinh nghiệm để biết được chủ đầu tư nào uy tín, chất lượng tòa nhà nào sẽ phù hợp với công ty của bạn. Qua đó, Leader Real khuyên bạn nên liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín để có kế hoạch thuê văn phòng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí. Các đơn vị hỗ trợ thuê văn phòng sẽ hỗ trợ bạn từ bước báo giá, đến xem văn phòng, thương lượng giá cả và điều khoản trong hợp đồng hoàn toàn miễn phí. Leader Real hy vọng bạn sẽ tìm được văn phòng hoàn hảo.

 

Bài viết cùng chủ đề:

☛ Phí quản lý văn phòng cho thuê là gì?

☛ Làm cách nào để tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn phòng?

☛ Doanh nghiệp nên làm gì để giảm chi phí thuê văn phòng?

 

CÔNG TY TNHH DV BẤT ĐỘNG SẢN LEADER REAL
✅ Trụ sở: 10 Phan Đăng Lưu, phường 7, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
✅ VPLV: 46/32 Nguyễn Công Hoan, phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh
☎️ Hotline: 0968446868 - 0932.66.22.46
☎️ Điện thoại: 028 6271 8379 - MST: 0312315615
📧 Email: info@leaderreal.vn - Website: https://leaderreal.vn